第一章 总 则

第一条 为加强联盟档案管理，促进档案工作更好地为联盟各项工作服务，根据《澳门永利赌场》和《澳门永利赌场》，结合联盟档案管理工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指联盟在运行建设和管理活动中形成的对国家、社会和联盟有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条 联盟档案是自身发展的历史记录，是联盟工作的重要组成部分，对于联盟的持续发展具有重大作用。

第四条 联盟应将档案工作列入联盟发展规划，分管领导应经常督促检查档案工作。

第五条 联盟应认真贯彻执行《澳门利澳赌场正式关闭》，确保档案齐全、完整和安全。

第二章 档案工作机构、职责

第六条 联盟档案工作接受联盟领导以及联盟理事会的监督和指导，实行统一领导，分级管理，逐级监督的原则。

第七条 联盟档案管理部门是联盟秘书处，联盟秘书处依法履行下列职责：

一、贯彻执行《澳门利澳赌场正式关闭》等有关法律、法规，制定文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁等有关规章制度；

二、负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

三、指导各专门委员会文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

第三章 档案内容与建档分工

第八条 联盟档案主要有以下几个部分组成：

1.组建材料，如：筹建论证报告；组建申请、批复；机构设置与章程。

2.理事会、常务理事会材料：会议通知、会议议程、会议讨论事项的征求反馈意见、会议讨论交流材料、会议纪要。

3.各种规章制度。

4.联盟中长期发展规划。

5.联盟招生就业工作材料。

6.联盟教育教学管理材料。

7.联盟学生实习及就业指导材料。

8.联盟师资队伍建设材料。

9.联盟实训基地建设材料。

10.联盟社会培训材料。

11.联盟宣传材料。

第九条 联盟档案建档分工

联盟各类档案由秘书处统一保管，分类建档，各类档案均于每年3月建档4月归档。

第四章 归档文件整理

第十条 归档文件：立档部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

第十一条 归档文件整理：将零散的文件材料，根据其相互关系、特征和保存价值，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目装盒，使之有序化的过程。

第十二条 归档条件：一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件（如定稿过厚不易装订可单独为一件）；正文与附件为一件（如附件数量较多不易装订可各为一件）；原件与附件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开；没有批复的重要请示可视为一件。

第十三条 对归档文件材料的基本要求

（一）归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料应为原件；

（三）重要的电子文件，应另外形成纸质文件材料归档保存。

第十四条 整理方法

（一）分类: 将归档文件按某些特征分别归类。归档文件的分类按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类，并保持分类方案的稳定。一个全宗内应采用统一的分类方案。

（二）排列：归档文件以件为单位, 按照事由结合时间、重要程度排列。在一份文件中, 正本在前, 定稿在后；正文在前, 附件在后；原件在前, 复制件在后；转发文在前, 被转发件在后；不同文字的文本，无特殊规定的, 中文本在前, 其他文本在后。会议文件、统计报表、简报等形成的材料要分别集中排列。

（三）装订：归档文件要按件装订。采用左侧装订的, 应将左、下侧对齐；采用左上角装订的, 应将左、上侧对齐。

（四）编号：归档文件要逐件编号, 在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章设臵全宗号、年度、保管期限、件号、类别、页数等项。

1.全宗号: 联盟给立档编制的代号；

2.年度: 文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年, 如2008；

3.保管期限: 归档文件保管期限的简称或代码。即永久、长期、短期；

4.类别: 作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称；

5.件号: 归档文件的排列顺序号。在同一年度、同一类别内, 按保管期限分别从“1”开始编制顺序号；

6.页数: 每一份归档文件的页数。

（五）编目：归档文件依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。

1.归档文件应逐件编目。归档文件目录设臵件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目。

1）件号：填写归档文件的排列顺序号；

2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；

3）题名：文件标题。没有题名或题名不能客观反映文件内容的，要自拟题名, 题名字数不宜超过50个字, 自拟题名外加“[]”号；

4）日期: 文件的成文日期。以八位阿拉伯数字标注年月日，“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”，如“20070802”；

5）页数: 登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页；

6）备注: 注释文件需要说明的情况。

2.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准 A4 型 。

3.归档文件目录按年度装订成册, 并编制封面。归档文件目录封面设臵全宗名称、年度等项目。立档的名称应使用全称或规范化简称。

（六）装盒：将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。

1.档案盒: 采用标准档案盒；

2.档案盒盒脊设臵全宗名称、全宗号、年度、保管、期限、类别、起止件号、盒号。起止件号填写盒内第一件文件和最后一文件的件号, 中间用“—”号连接。盒号为档案盒的排列顺序号。

（七）归档文件整理说明：归档文件整理完毕, 应按年度填写“年度归档文件整理说明”。填写归档文件的整理人、检查人。

第十五条 归档文件所使用的书写材料、纸张等应符合档案保护要求。

第十六条 计算机起草的文件，只归盖有公章的正本。

第五章 档案的分类、保管与借阅

第十七条 在工作中形成的电子文件，应根据实际情况做好归档和统一管理。

第十八条 接收档案要认真验收并办理交接手续。

第十九条 已经归档的文件材料不得修改。

第二十条 要定期进行档案的清理、核对工作，对破损档案要及时进行修复。

第二十一条 建立档案借阅制度，查考、借阅档案，均需办理登记手续，完善相应的审批手续。

第六章 档案鉴定与销毁

第二十二条 档案保管期限分永久、长期和短期三种，据情况而定。

第二十三条 销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前要编制清册，提出销毁报告，经主管领导审批后方可销毁。

第七章 档案管理现代化

第二十四条 档案管理现代化是实现现代化管理的组成部分，应列入各单位现代化管理整体计划，统筹考虑，同步发展。

第二十五条 档案管理要借鉴现代管理方法，逐步应用以电子计算机为主，使用较成熟的档案管理软件，使档案管理系统标准规范。

第八章 附 则

第二十六条 本办法由联盟秘书处负责解释。

第二十七条 本办法自发布之日起施行。

工业互联网与智能制造产教联盟

2020年12月23日